Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Bisnis

Cara Membuat Label di WhatsApp Business untuk Kelola Pelanggan Lebih Efisien

Posting Komentar
Cara Membuat Label di WhatsApp Business

Pusing mengelola chat pelanggan yang menumpuk di kotak masuk Anda? Cara membuat label di WhatsApp Business adalah solusi awal Anda untuk merapikan 'kekacauan' tersebut. Sebagai pebisnis, memahami cara membuat label di WhatsApp Business bukan lagi sekadar pilihan, tapi sebuah keharusan untuk manajemen komunikasi yang lebih efisien dan profesional. Fitur sederhana ini adalah langkah pertama untuk mengubah obrolan acak menjadi data pelanggan yang terstruktur dan siap dikelola.

Artikel ini akan mengupas tuntas panduan lengkap, solusi praktis, dan insight advance untuk mengoptimalkan fitur label di WhatsApp Business Anda. Mari kita mulai.

Daftar Isi (Table of Contents)

Apa Itu Label di WhatsApp Business?

Sebelum melangkah lebih jauh ke cara pembuatannya, kita wajib memahami pondasinya terlebih dahulu. Anggaplah label ini sebagai "sticky notes" digital untuk setiap obrolan pelanggan Anda. Ia adalah sebuah fitur organisasi yang vital dalam ekosistem WhatsApp Business.

Pengertian dan Fungsi Label

Secara sederhana, fitur label WhatsApp adalah alat kategorisasi visual. Fungsi utamanya adalah untuk mengelompokkan atau menandai percakapan (chats) atau pelanggan tertentu berdasarkan kriteria yang Anda tentukan.

Setiap label bisa diberi nama dan warna yang berbeda, memungkinkan Anda untuk dengan cepat mengidentifikasi status, kebutuhan, atau jenis pelanggan hanya dengan melihat sekilas kotak masuk Anda.

Tujuan akhirnya? Membantu Anda merespons lebih cepat, tidak melupakan follow-up, dan memberikan layanan yang lebih personal. Ini adalah langkah awal dari cara mengelola pelanggan di WhatsApp secara efektif tanpa perlu sistem CRM (Customer Relationship Management) yang rumit dan mahal.

Jenis Label Bawaan di WhatsApp Business

Saat Anda pertama kali menggunakan WhatsApp Business, platform ini sudah cukup baik hati menyediakan beberapa label bawaan (default labels) yang paling umum digunakan oleh bisnis. Label-label ini biasanya mencerminkan alur penjualan (sales funnel) dasar:

  • Pelanggan Baru: Untuk menandai prospek atau orang yang baru pertama kali menghubungi Anda.
  • Pesanan Baru: Ketika pelanggan sudah mengonfirmasi pesanan mereka.
  • Menunggu Pembayaran: Untuk chat yang sudah deal namun belum melakukan transfer.
  • Telah Membayar: Konfirmasi pembayaran diterima, pesanan siap diproses.
  • Pesanan Selesai: Transaksi selesai, barang sudah dikirim atau diterima.

Label bawaan ini adalah titik awal yang bagus, namun kekuatan sesungguhnya terletak pada kustomisasi.

Kapan Sebaiknya Membuat Label Kustom (Manual)?

Setiap bisnis itu unik. Toko kue online tentu memiliki alur yang berbeda dari jasa desain grafis. Di sinilah kebutuhan akan label kustom (manual) muncul. Anda sebaiknya membuat label sendiri ketika:

  • Anda memiliki kategori pelanggan spesifik (Contoh: "Reseller," "Dropshipper," "Pelanggan VIP").
  • Anda perlu melacak status yang tidak ada di default (Contoh: "Komplain," "Request Produk," "Follow Up Nanti").
  • Anda ingin memisahkan prospek berdasarkan sumbernya (Contoh: "Leads dari IG," "Leads dari FB Ads").

WhatsApp Business memungkinkan Anda membuat hingga 20 label kustom. Gunakan batasan ini dengan bijak untuk menciptakan alur kerja yang paling sesuai dengan model bisnis Anda.

Manfaat Menggunakan Label WhatsApp Business untuk Bisnis Online

Menggunakan label WA Business bukan hanya soal kerapian, tapi soal efisiensi dan profitabilitas. Jika Anda masih membiarkan kotak masuk Anda berantakan, Anda kehilangan banyak potensi.

Meningkatkan Efisiensi Komunikasi

Bayangkan Anda memiliki 50 chat yang belum dibaca. Tanpa label, Anda tidak tahu mana yang prioritas. Mungkin ada komplain yang harus segera ditangani, atau pelanggan yang siap transfer.

Dengan label, Anda bisa langsung memfilter dan melihat, "Oke, ada 5 chat di label 'Menunggu Pembayaran'." Anda bisa fokus menyelesaikan 5 chat itu terlebih dahulu. Ini secara drastis memotong waktu respons dan mengurangi stres operasional.

Mempermudah Manajemen Pelanggan dan Pesanan

Label mengubah WhatsApp Anda menjadi sebuah "mini-CRM". Anda bisa melacak seluruh perjalanan pelanggan (customer journey) dalam satu aplikasi.

Seorang pelanggan bisa saja berpindah label dari "Pelanggan Baru" -> "Pesanan Baru" -> "Menunggu Pembayaran" -> "Telah Membayar" -> "Pesanan Selesai". Ini adalah inti dari manajemen kontak WhatsApp Business. Anda tahu persis di mana posisi setiap pelanggan dan tindakan apa yang perlu diambil selanjutnya.

Memperkuat Branding & Layanan Pelanggan

Respon yang cepat dan terorganisir membangun kepercayaan. Ketika pelanggan yang "Menunggu Pembayaran" Anda follow-up dengan sopan, atau pelanggan yang "Komplain" Anda tangani dengan cepat (karena Anda langsung melihat label merahnya), mereka merasa didengar.

Layanan pelanggan yang prima adalah salah satu bentuk branding terkuat. Bisnis yang rapi adalah bisnis yang profesional. Label adalah alat bantu untuk mencapai citra tersebut.

Studi Kasus Singkat: Toko Kopi "Senja Menyapa"

Toko Kopi "Senja Menyapa" adalah UMKM yang menjual biji kopi roasted secara online. Awalnya, admin mereka kewalahan melacak pesanan pre-order (PO) dan pesanan regular.

Setelah menerapkan label, mereka membuat kategori: "PO Minggu Ini," "Regular Ready," "Lunas," "Proses Kirim," dan "Pelanggan Setia."

Hasilnya? Tidak ada lagi pesanan PO yang tertinggal. Mereka bisa dengan mudah mengirim pesan broadcast ke label "Pelanggan Setia" untuk penawaran spesial biji kopi limited edition, yang selalu ludes terjual. Efisiensi meningkat, dan omzet pun ikut naik.

Langkah-Langkah Cara Membuat Label di WhatsApp Business

Inilah bagian inti yang Anda cari. Untungnya, cara membuat label di WhatsApp Business sangatlah mudah. Prosesnya sedikit berbeda antara pengguna Android dan iPhone, namun prinsipnya sama.

Cara Membuat Label Baru di Android/iPhone

Mari kita mulai dengan membuat "wadah"-nya terlebih dahulu. Anda bisa membuat hingga 20 label dengan warna-warna unik.

Untuk Pengguna Android:

  1. Buka aplikasi WhatsApp Business Anda.
  2. Ketuk ikon Titik Tiga (⋮) di pojok kanan atas.
  3. Pilih menu "Fitur bisnis" (Business Tools).
  4. Gulir ke bawah dan pilih "Label" (Labels).
  5. Anda akan melihat daftar label bawaan. Untuk membuat yang baru, ketuk ikon Tambah (+) di pojok kanan bawah.
  6. Ketikkan nama label baru Anda (misal: "Follow Up Prioritas").
  7. Ketuk "OK". Label baru Anda sudah jadi!

Untuk Pengguna iPhone:

  1. Buka aplikasi WhatsApp Business Anda.
  2. Ketuk tab "Pengaturan" (Settings) di pojok kanan bawah.
  3. Pilih "Fitur Bisnis" (Business Tools).
  4. Pilih "Label" (Labels).
  5. Ketuk "Tambah Label Baru" (Add New Label).
  6. Masukkan nama label dan pilih warnanya.
  7. Ketuk "Simpan" (Save) di pojok kanan atas.

Cara Menambahkan Kontak atau Chat ke Label

Setelah labelnya ada, sekarang saatnya "memasukkan" pelanggan ke dalam label tersebut. Ada dua cara utama:

Cara 1: Dari Daftar Chat (Layar Utama)

  • Temukan chat pelanggan yang ingin Anda tandai.
  • Tekan dan tahan (long press) pada chat tersebut.
  • Di menu bagian atas yang muncul, ketuk ikon Label (terlihat seperti tag harga).
  • Pilih satu atau beberapa label yang ingin Anda terapkan (Ya, satu chat bisa punya banyak label!).
  • Ketuk "Simpan".

Cara 2: Dari Dalam Ruang Obrolan

  • Buka percakapan dengan pelanggan.
  • Ketuk nama pelanggan di bagian atas untuk membuka info kontaknya.
  • Pilih "Label Obrolan" (Chat Label) atau "Label Kontak".
  • Pilih label yang sesuai dan simpan.

Cara Mengedit atau Menghapus Label

Bisnis Anda berkembang, alurnya pun berubah. Mungkin Anda tidak lagi butuh label "PO" atau ingin mengganti nama label "Komplain" menjadi "Feedback".

  1. Masuk ke menu "Label" (seperti langkah di H3 pertama).
  2. Ketuk pada label yang ingin Anda ubah.
  3. Ketuk ikon Titik Tiga (⋮) di pojok kanan atas (Android) atau pilih "Edit" (iPhone).
  4. Di sini Anda bisa:
    • Mengedit Label: Mengganti nama atau warna.
    • Menghapus Label: Menghapus label secara permanen (ini tidak akan menghapus chat-nya, hanya labelnya).
    • Pesan ke Pelanggan: Fitur canggih untuk mengirim broadcast ke semua orang dalam label tersebut.

Tips Praktis: Gunakan Psikologi Warna

Jangan asal pilih warna. Gunakan warna secara konsisten untuk sinyal visual yang cepat. Contoh:

  • Merah: Untuk hal urgen (Contoh: "Komplain," "Belum Bayar Lewat H+1").
  • Kuning/Oranye: Untuk status "menunggu" (Contoh: "Menunggu Pembayaran," "Cek Ongkir").
  • Hijau: Untuk status "selesai" (Contoh: "Telah Membayar," "Pesanan Selesai").
  • Biru: Untuk pelanggan umum atau prospek (Contoh: "Pelanggan Baru," "Tanya Produk").
  • Ungu: Untuk pelanggan spesial (Contoh: "VIP," "Reseller").

Tips Optimal Menggunakan Label di WhatsApp Business

Sekadar tahu cara membuat label di WhatsApp Business adalah level pemula. Mari kita naik ke level profesional dengan tips optimalisasi berikut ini.

Gunakan Label Sesuai Tahapan Pembelian (Sales Funnel)

Ini adalah salah satu tips bisnis online WhatsApp terbaik. Jangan buat label secara acak. Susun label Anda berdasarkan alur perjalanan pelanggan. Ini membantu Anda memetakan dengan jelas di mana "uang" Anda berada.

Contoh alur label yang bisa Anda tiru:

  1. Leads Baru (Baru masuk, belum direspons)
  2. Tanya Produk (Sudah direspons, sedang bertanya)
  3. Follow Up (Sudah diberi info, tapi belum deal)
  4. Siap Closing (Sudah minta total/rek)
  5. Menunggu Pembayaran
  6. Lunas - Proses
  7. Kirim - Selesai
  8. Repeat Order (Pelanggan yang membeli lagi)

Hindari Kesalahan Umum Ini

Banyak pebisnis melakukan kesalahan ini, yang membuat fitur label jadi tidak efektif:

  • Terlalu Banyak Label: Membuat 20 label sekaligus hanya akan membuat Anda bingung. Mulailah dengan 5-7 label inti. Tambahkan jika benar-benar perlu.
  • Tidak Konsisten: Ini adalah kesalahan fatal. Jika Anda hanya menandai sebagian chat, datanya menjadi tidak akurat dan fitur ini jadi sia-sia. Jadikan ini sebagai SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk admin Anda.
  • Label yang Terlalu Mirip: Apa bedanya label "Orderan Baru" dan "Pesanan Baru"? Ini mubazir. Buat nama yang jelas dan berbeda.
  • Tidak Pernah 'Membersihkan' Label: Jangan biarkan pelanggan di label "Menunggu Pembayaran" selama 3 bulan. Secara berkala, tinjau ulang label-label Anda. Pindahkan pelanggan yang tidak responsif ke label "Cold Leads" atau arsipkan.

Gabungkan Label dengan Fitur Pesan Otomatis

Meskipun label tidak bisa *memicu* balasan otomatis secara langsung (seperti "jika dilabel A, kirim pesan B"), Anda bisa menggabungkannya dengan fitur 'Balas Cepat' (Quick Replies) untuk efisiensi super.

Contoh: Anda melihat ada 10 chat masuk dengan label "Pelanggan Baru" (yang mungkin Anda terapkan setelah membaca pertanyaan pertama mereka). Anda tahu mereka pasti akan bertanya hal yang sama (lokasi, jam buka, cara order).

Siapkan 'Balas Cepat' dengan pintasan `/salamkenal` yang berisi info lengkap. Anda tinggal buka chat, ketik `/salamkenal`, dan kirim. Pekerjaan 10 menit selesai dalam 30 detik.

Bonus Tips: Pesan Broadcast Tepat Sasaran

Inilah kekuatan tersembunyi dari label. Di menu 'Label', Anda bisa mengetuk sebuah label (misal: "Pelanggan Setia") -> ketuk Titik Tiga -> pilih "Pesan ke Pelanggan" (Message Customers).

Ini akan secara otomatis membuat pesan siaran (broadcast list) yang hanya berisi orang-orang di dalam label tersebut. Anda bisa mengirim promo "Buy 1 Get 1" khusus untuk mereka. Ini jauh lebih efektif dan personal daripada mengirim spam broadcast ke seluruh kontak Anda.

Kesimpulan

Kesimpulannya, cara membuat label di WhatsApp Business adalah skill dasar yang wajib dikuasai pebisnis online di era digital. Fitur ini lebih dari sekadar penanda warna-warni; ia adalah fondasi dari manajemen kontak WhatsApp Business yang rapi, efisien, dan profesional. Dengan memanfaatkannya secara strategis, Anda tidak hanya menghemat puluhan jam operasional, tetapi juga meningkatkan kualitas layanan pelanggan secara signifikan.

Mengatur ratusan pelanggan tidak lagi rumit jika Anda tahu cara membuat label di WhatsApp Business dengan benar dan konsisten. Ini adalah investasi waktu 5 menit yang akan memberikan dampak besar bagi pertumbuhan bisnis Anda.

Yuk, mulai gunakan label di WhatsApp Business untuk membuat layanan pelangganmu makin rapi dan cepat!

Posting Komentar untuk "Cara Membuat Label di WhatsApp Business untuk Kelola Pelanggan Lebih Efisien"